Was ist ein Layered Process Audit?
Das Layered Process Audit (LPA) ist ein Werkzeug, um die Einhaltung und Umsetzung von Prozessstandards in Unternehmen merklich zu verbessern. Wenn es bei den richtigen Prozessen eingesetzt wird, wirkt es sich automatisch positiv auf die Prozessergebnisse und -qualität aus.
Das Gute am LPA ist, dass es ohne externe Auditoren auskommt. Mit geringen Aufwand profitieren Mitarbeiter und Führungskräfte von weiteren positiven Effekten, wie beispielsweise einer lösungsorientierten Kommunikation, mehr Verständnis für Prozesse und einem hoheren Bewusstsein für die Prozessvorgaben.
Das Wort “Layered” leitet sich aus dem Englischen (layered = geschichtet) ab. Es steht für die verschiedenen Führungsebenen, die am Prozess-Audit beteiligt sind. Duch das “Process Audit” erkennen die Beteiligten, ob Arbeitsabläufe wie vereinbart umgesetzt, geeignet und die Ziele damit erreicht wurden.
Das LPA ist Teil des Qualiätsmanagementsystems. Viele Unternehmen verlangen mittlerweile ein solches Prozessaudit von ihren Zulieferern. Dadurch sollen beherrschbare, zuverlässige Abläufe und Standards garantiert und gegebenenfalls kontinuierlich optimiert werden. Durch ein LPA wird die operative Leistungsfähigkeit eines Unternehmens auf allen Ebenen verbessert.
Warum Layered Process Audits implementieren?
Vielen Mitarbeitern erscheint ein LPA zunächst als eine von oben verordnete zusätzlich Aufgabe. Während der Durchführung zeigt sich aber schnell, dass das mehrstufige Prozessaudit Mitarbeiter motiviert und Hierarchieschranken in der Kommunikation überwindet. Weitere Vorteile, die sich aus der Einführung von einem LPA ergeben, sind:
- Hohe Beteiligung von Führungskräften und Mitarbeitern
- Klare Anforderungen an Prozessstandards
- Gemeinsames Verständnis von Prozessstandards
- Standardarbeitsanweisungen werden sicherer umgesetzt
- Variationen in den Produktionsergebnissen werden minimiert
- Das Produktionsökosystem verbessert sich
- Materialabfälle, Ausschuss, Nacharbeit und Ausschussteile werden reduziert
- Effizientere Produktion einhergehend mit sinkenden Kosten
- Andere interne Audits können teilweise ersetzt werden und damit die benötigten Aufwände
Der Ablauf eines mehrstufigen Prozessaudits
Die Einführung der Layered-Process-Audit-Methode erfordert eine koordinierte Absprache innerhalb des Unternehmens. Nur dadurch kann sichergestellt werden, das die Qualität durch Konformität in jeder Phase der Produktion aufrechterhalten wird. Entscheidend dafür sind die vier zentralen Elemente der LPA-Methode:
- Führunskräfte als Auditoren
- LPA-Checklisten mit Fragen und Prüfpunkten
- Sofortige Korrektur bei Abweichungen und Maßnahmen bei nicht umsetzbaren Vorgaben
- Die Ampelfarben rot, gelb und grün visualisieren die Ergebnisse und Maßnahmen
Das eigentliche Audit läuft dann wie folgt ab:
- Führungskräfte verschiedener Hierarchieebenen (Layer) überprüfen mit Untersützung von Checklisten mit Prüfpunkten, dass Standards, Regeln und Vorgaben (Process) eingehalten werden. Dafür werden kurze Gespräche (Audit) von ein bis fünf Minuten mit den Mitarbeitern geführt.
- Treten Abweichungen oder nicht umgesetzte Vorgaben und Standards im Prozess auf, werden diese von der Führungskraft (Auditor) und dem Mitarbeiter (Auditierter) gemeinsam umgehend korrigiert. Falls Aufgaben sich als nicht durchführbar erweisen, müssen weitere Maßnahmen eingeleitet werden.
- Die Visualisierung des LPAs für alle Mitarbeiter vor Ort stellt die Ergebnisse sowie die eingeleiteten und umgesetzten Maßnahmen dar. Dadurch ist für alle sichtbar und transparent, dass und wie das Audit durchgeführt wurde.
Die Beudetung von LPA-Checklisten
Grundlage eines jeden Layered Process Audit ist die Checkliste mit Fragen und Prüfpunkten. Anhand der LPA-Checkliste wird überprüft, ob die vorgegebenen Standards im Prozess umgesetzt und eingehalten werden. Durch LPA sollen Standards zur Routine in der Produktion werden.
Die LPA-Fragen für die Checkliste ergeben sich aus den wichtigen Vorgaben, die für das Erreichen eines guten Prozessergebnisses notwendig sind. Dazu zählen unter anderem Arbeits- und Verfahrensanweisungen sowie Funktions- und Prozessbeschreibungen. Idealerweise werden die Fragen gemeinsam zwischen Führungskraft und Mitarbeiter erstellt.
Auch Erfahrungen von Mitarbeitern und Führungskräften können als Grundlage für Fragen dienen. Die Anforderungen von Kunden sowie Ergebnisse aus laufenden Prozessen müssen ebenfalls als Fragen formuliert werden. Es gibt zwei unterschiedliche Richtungen, um die LPA Fragen zu formulieren:
- …vom Ablauf her – Was kann ich fragen? Einfach, logisch, schnell.
- …vom Ergebnis her – Was muss ich fragen? Analytisch, kompetent, erfolgreich.
Eine Layered-Process-Audit-Checkliste ist so gestaltet, dass sie sich kurz und einfach beantworten lässt, um eine einfachere und schnellere Berichterstattung zu ermöglichen. Alle Fragen der Checkliste sind idealerweise als geschlossene Fragen formuliert. Das heißt, sie können mit „ja“ oder „nein“ beantwortet werden. Zudem ist es vorteilhaft, die Anzahl der Fragen in der Checkliste auf eine Seite zu begrenzen.
Viele Unternehmen verwenden eine LPA-Software, um die Dokumentation der Ergebnisse aus den Checklisten zu verwalten. Die gesammelten Audit-Berichte werden am Schluss analysiert, um einen Überblick über Trends zu erhalten, die sich auf die Produktion auswirken. Das sofortige Melden von Abweichungen und das Durchführen von Maßnahmen helfen dabei, die Auswirkungen auf die Produktion zu minimieren. Außerdem können die gesammelten Daten für zukünftige LPA-Checklisten genutzt werden.
Eine digitale Lösung, die die Implementierung von LPA erleichtert
Ein Layered-Process-Audit-System erfordert ein effizientes System, mit dem sich die Daten aus einem mehrstufigen Prozessaudit aufzeichnen und verwalten lassen. Die Basis für eine erfolgreiche Implementierung ist die optimale Nutzung von Zeit und Ressourcen innerhalb des Qualitätsteams und im gesamten Unternehmen. Mithilfe der Layered-Process-Audit-Layered-Software von Lumiform können Auditoren folgende Heruasforderungen angehen:
- Unkoordinierte Planung
Regelmäßige mehrstufige Prozessaudits, die pro Schicht, Woche oder Monat abgeschlossen werden sollen, können vergessen werden. Die Terminplanungsfunktion erinnert Qualitätsprüfer daran, wann ein mehrstufiger Prozessaudit-Zeitplan fällig ist, und gibt das Zeitfenster an, in dem ein LPA abgeschlossen werden sollte. - Nicht abgeschlossene Audits
Audits können als lästig empfunden werden, weshalb ihnen keine Priorität im alltäglichen Geschäft in der Produktion gegeben wird. Lumiform fördert den Abschluss von Audits aufgrund seiner Echtzeit-Berichtsfunktion. Durch die Terminplanungsfunktion wird Verantwortlichen zudem angezeigt, ob Audits überfällig sind. Außerdem lässt sich jede Layered-Process-Audit-Checkliste bequem jederzeit und überall über ein Mobilgerät ausfüllen. - Anhaltende Nichtkonformität
Eine Nichtkonformität kann übersehen werden, wenn sie nicht gemeldet und korrigiert wird. Mit der Lumiform App ist es möglich, Fotos und Notizen über ein mobiles Gerät zu machen, um jede festgestellte Nichtkonformität sofort zu erfassen. Außerdem können Problemen sofortige Maßnahmen mit der entsprechenden Dringlichkeit und Frist zugewiesen werden. - Keine Nachverfolgung oder Überprüfung
Papierbasierte Audits werden nach Abschluss abgelegt und später manuell zur Überprüfung abgerufen, dadurch geht viel Zeit verloren, die besser für Korrekturmaßnahmen bei Nichtkonformitäten genutzt werden könnten. Mit der Layered-Process-Audit-Software von Lumiform können automatisch Berichte generiert werden und über mobile Geräte oder den Desktop mit anderen Teammitgliedern und Verantwortlichen im Unternehmen geteilt werden. - Unorganisierte Aufzeichnungen
Lumiform ermöglicht Qualitätsmanagern, LPAs über mobile Geräte auszufüllen und anschließend sofort CEO-fähige Berichte zu generieren, die automatisch in der Cloud organisiert und gesichert werden und jederzeit von überall abrufbar sind. - Keine kontinuierliche Prozessverbesserung
Papierbasierte Audits müssen manuell organisiert, überprüft und aufgezeichnet werden, um genügend Daten für die Analyse zu sammeln. Mit der Analysefunktion von Lumiform verschaffen sich Qualitätsmitarbeiter einen schnellen Überblick über häufig fehlgeschlagene Checks, um zu bestimmen, welche Punkte vorrangig angegangen werden müssen. Außerdem können sie sich Trends anzeigen lassen, um festzustellen, welche Bereiche gut laufen und welche verbesserungsbedürftig sind. Durch die Auswertung sehen sie auch, wie Prüfungen im Laufe der Zeit verlaufen.